Най-добре е да го оформите като дарение. Даренето бива два вида:
1. когато е парично дарение и не е упоменато за какво да се изразходва от надарения, и
2. когато е парично дарение и е изрично упоменато за какво да бъде изразходвано
Вие се отнасяте към вторият вид. Счетоводно това са разходи за дарение и вашият счетоводител би следвало да знае как да ги осчетоводи в полза на фирмата. От гледна точка на човешките ресурси си пускате заповед за дарението уточнявате всички подробности, пускат бланка за дарение в два екземпляра и надареният служител се разписва на нея.