Не бих казал, че има правило. Може да се пише he/she, може person, може they (their). Освен това английският търпи повторения, хората не се впечатляват особено от customer във всяко изречение.
При някои текстове може да се ползва и само she, но то като че ли е по-скоро при даване на примери и определено не е при документи.