един апартамент е общински, свободен и един на МВР, в момента никой не го обитава.На 1-вия етаж има жилище, което според слуховете е завещана на някого.Е, какво подаваме в Общината?

Подаваш само Заявление. В него се описват общи неща - етажност, площ, данни за управителя и контрольора, без подробности кой апартамент на кого се води.
Като имаш празен апартамент - оставяш празно място в книгата.
Ако имаш обитатели на самостоятелно правно основание (настанени във ведомствено жилище примерно) попълват те. Аз поне така правя.