Виж сега, по принцип една част от разходите трудно могат да се контролират текущо. Например ако искаш да видиш на 20 Септември дали разходите ти за телефон за този месец ще надхвърлят планираните, няма как да стане, защото фактурата за телефонните разговори ти идва през Октомври (освен ако не говориш само през МТел и не звъниш на безплатния телефон *88, за да проверяваш сметката до момента, което естествено е нереално). По подобен начин стои въпросът с разходите за ток и вода. Хубавото е, че тези разходи могат да се планират сравнително лесно и точно, а как става това, е тема на друг разговор.
Но повечето разходи биха могли текущо да се контролират като се създаде добра организация на отчетността. Ако всички първични документи се отразяват от счетоводството в достатъчно кратък срок от възникването им и имаш добра база от данни, текущият контрол върху разходите не би представлявал особен проблем. Да вземем за пример разходите за гориво. Ако в бюджета са заложени 5000 лв. и всеки ден шофьорите отчитат направените от тях разходи на касиерката, а тя ги осчетоводи на следващия ден, лесно можеш по всяко време да си направиш справка за това какви са разходите до момента и дали ще надвишат или не бюджета.
Относно това дали трябва да се съставят първични счетоводни документи за преразхода, моето мнение е, че това само увеличава бумажтината и в крайна сметка си е ненужен разход. Много по-удачно е решението, което предлага Кибик-а.
А що се отнася до наказанията за преразход и стимулите за икономия нещата не са толкова прости, колкото изглеждат. Разходите за телефон може да са с 20 лв. над плана, защото търговският отдел е говорел повече с чужбина, но по този начин е направена нова сделка за 50000. Трябва ли да им се удържат от заплатите? И обратният въпрос – ако са икономисани 20 лева от телефон, а не са контактнати перспективни клиенти, тогава какво става? Раздаваш премии за 2 лева и губиш евентуална сделка за 50000. Тук нещата опират до икономически анализ, което също е тема за отделен разговор, много интересен между другото. Само ще ти загатна, че бюджетирането не бива да се извършва единствено по абсолютни стойности, но и по икономически показатели. И като сме зачекнали примера с телефона и търговците, лесно би могло да се изчисли коефициент от сорта “Разходи за телефон на 100 лева продажби” или “Разходи за телефон на 1 нов клиент” или нещо подобно. И вече е въпрос на мениджърска преценка кой и как да се поощрява или наказва, ако разходите за телефон са с 20 лева повече, но “Разходите за телефон на 100 лева продажби” намаляват с 5%.
Въобще темата предлага храна за размисъл богато и ще се радвам, ако дискусията продължава.