Акт за рекламация / Взаимопомощ / Счетоводство

КАРТОТЕКА НА ЛИЧНИТЕ ТРУДОВИ ДОСИЕТА В ПРЕДПРИЯТИЕТО

За повечето хора да работиш като “Личен състав” не е призвание или връх в творческата кариера, но ние сме наясно със значимостта на нашата работа и сме удовлетворени от резултатите на положените усилия. Дейностите, свързани с управлението на човешките ресурси, осигуряват пълноценното използване на служителите и ефективния им принос за постигането на общите цели на фирмата. Част от ежедневната работа на специалиста по управление на персонала е комплектоването и поддържането на картотеката на трудовите досиета на служителите. Тази дейност, макар и елементарна на пръв поглед, изисква добра професионална подготовка - специализирани знания по организация на труда, задълбочено познаване на трудовото и социалното законодателство, търпение в рутинните дейности, делови подход в междуличностните отношения, интелигентни процедурни и технологични решения.

За нашия професионален екип не е само теоретичен постулатът, че най-важният ресурс на фирмата е нейният човешки капитал. Необходимостта от специалист по управлението на персонала се появява още преди да бъде назначен първият наемен работник. Събирането на информация и документи, т.е. комплектоването на лично трудово досие за всеки служител, изглежда рутинна и неатрактивна работа, но професионализмът е задължителен и при малък и при голям брой на персонала.

С настоящите бележки бихме искали да споделим своя над десетгодишен опит в кадровата дейност на голяма фирма с динамично развитие и многоброен персонал, работещ по трудовоправни отношения, регламентирани в Кодекса на труда.

Голяма част от нужните теоретични знания “трудовиците” получават в специализираните учебни заведения, но уменията се създават и утвърждават във всекидневната практика. Работата по привличането, задържането и развитието на персонала в организацията е разнообразна и предлага много изненади. Усъвършенстването на служителите в нашето звено по управление на персонала се проявява в делничните малки стъпки към по-голяма прецизност, задълбоченост и целенасоченост както при набиране на нужните документи за трудовото досие, така и при неговото по-нататъшно актуализиране и съхраняване.

Най-важният критерий за нашата работа е възможността да осигуряваме изчерпателна и точна информация за всеки служител на компанията ни с необходимата точност и бързина. Ръководен принцип е съсредоточаването на пълната документирана и комплексно организирана информация за целия персонал на едно място и с директен достъп до нея. Допълнително изискване е тази информация да бъде интегрирана в другите управленски информационни системи на организацията.

Информацията, която се събира и обработва за всеки служител на фирмата, следва да бъде официална, точна, стандартизирана, аналитична, да го характеризира многостранно и в развитие, да е достъпна, в разбираем вид, да е организирана за лесна и оперативна работа.

С информацията, която се съхранява в звеното по управление на персонала, ние сме полезни и за двете страни в трудовите отношения - и за мениджърите и за самите служители и работници. Прецизно обработваме и анализираме разнообразната по вид и по източници информация, която освен това се отнася за различни периоди от трудовата биография на всеки служител. Много важен момент в нашата работа е точно да се прецени кои и колко от многобройните и различни документи, съдържащи лични данни за служителя, да бъдат картотекирани и колко време да се съхраняват. Разбира се, такъв избор се прави само за информация и срокове извън задължителните според действащите нормативни документи. Имали сме много случаи, когато органи и институции със съответните правомощия изискват от нас информация за лица, които вече не са служители на фирмата. В тези случаи се оправдават нашите грижи по съхраняването на техните трудови досиета доста дълъг период след напускането.

Ще дадем практически съвети как да създаваме и поддържаме картотеката на персонала в съответствие с постоянно променящите се нормативни изисквания в областта на трудовите отношения. Ще споделим разнообразните похвати, които сме използвали за улесняване набирането, обработването и предоставянето на различни данни за персонала на вътрешни и външни клиенти. Надяваме се, че отбелязването на някои наши проблеми и методите за тяхното избягване ще бъде интересно и полезно за мениджърите на малки фирми или за специализираните служби в големи фирми в подобни ситуации.

Комплектоване на лично трудово досие на служител

Началният момент, от който започва комплектоването на индивидуалното трудово досие, е сключването на новия трудов договор. В процеса на създаването на досието част от първоначалните документи се представят от служителя, а другата част се изготвят и включват в него от страна на работодателя.

Документите, които всеки постъпващ на работа представя за целта, може условно да разделим на две групи: задължителни по закон и допълнителни.

Задължителните документи за сключване на трудов договор според Наредба № 4 /11.05.1993 г. на МТСГ са:

- лична карта - ползва се само като източник на информация и се връща веднага;
- документ за придобито образование, специалност, квалификация, и когато се изискват за длъжността документи за допълнителна квалификация, правоспособност, научно звание, специализация и други. От тези документи в трудовото досие се съхраняват копия, заверени “вярно с оригинала” от служителя, който ги е приел ;
- документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудова дейност по трудов договор повече от 3 месеца - оригинал;
- свидетелство за съдимост, когато със закон или съдебен акт се изисква удостоверяването на чисто съдебно минало - оригинал. Имайте предвид, че този документ има срок на валидност 6 месеца;
- разрешение от инспекцията по труда, когато лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години - оригинал;
- трудова книжка или друг документ, удостоверяващ трудов стаж. В много случаи за заемането на длъжността се изисква притежаването на определен стаж.

Представянето им не е предвидено като задължително по Наредба № 4/11.05.1993 г. на МТСГ. Но на основание чл. 348 от Кодекса на труда при постъпването си на работа служителят е длъжен да я представи на работодателя, за да бъде отбелязан моментът на встъпване в длъжност. Практиката ни показа, че в някои случаи предишни работодатели не са приключвали и оформяли трудовите книжки според изискванията на Кодекса на труда и Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж. Нашият съвет е да преглеждате как е оформяна трудовата книжка и при забелязани пропуски или неточности да информирате служителя за тях, за да могат те да бъдат своевременно отстранявани. Този процес е полезен и за двете страни - за вас като работодатели да определите точно прослуженото време, за което заплащате допълнително възнаграждение по Наредбата за допълнителните и други трудови възнаграждения и за служителите - своевременно да отстранят пропуски на предишни работодатели, някои от които с течение на времето преустановяват дейността си.

Когато работникът постъпва за първи път на работа той удостоверява това с декларация и работодателят е длъжен да му издаде трудова книжка. Тъй като според изискванията на Кодекса на труда трудовата книжка се съхранява в служителя, ви препоръчваме в трудовото му досие да съхранявате нейно копие, за да можете във всеки момент да правите справка за предишни местоработи и заемани длъжности от лицето. Служителят има задължение да представя трудовата си книжка на работодателя в посочените от Кодекса на труда и Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж случаи. Неизпълнението на това негово задължение обаче не е скрепено с определена изрична санкция. В случай че служителят не го изпълни, работодателят не разполага със законови възможности да го принуди. Практиката ни показа, че това движение на трудовата книжка от служител в работодател и обратно може да доведе до ситуация, в която служителят твърди, че е предал трудовата книжка или не я е получил обратно. Ето защо е необходимо в досието на всеки служител да се съхранява документ, който отразява това движение на трудовата книжка - получена от работодателя и предадена обратно на служителя. Всяко събитие се отбелязва по дати и се подписва от двете страни.

Много от служителите в нашата фирма изразяват желание трудовите им книжки да бъдат съхранявани при работодателя. Тъй като в закона няма изрична забрана за това, ние предприехме следната практика - служители, които желаят работодателят да съхранява трудовите им книжки, декларират това писмено и тази декларация заедно с трудовата книжка се съхранява в трудовото им досие. Това има своите предимства, защото позволява оперативно и своевременно в трудовата книжка да бъдат вписвани всички нови обстоятелства във връзка с трудовоправното отношение.

Когато трудовото правоотношение със служителя бъде прекратено, независимо от основанието за това, сте длъжни да впишете в трудовата книжка всички данни, свързани с прекратяването. Продължителността на придобития трудов стаж се изписва с цифри и думи. Отбелязва се точно датата на встъпване в длъжност и датата на прекратяване на трудовоправното отношение. Подписва се от главния счетоводител и от работодателя и се подпечатва с печата му. За времето след 31.12.2002 г., ако продължителността на осигурителния стаж на лицата, работещи по трудово правоотношение, е равна на продължителността на трудовия стаж, в трудовата книжка при прекратяване се вписва следният текст: “Осигурителният стаж е равен на зачетения трудов стаж”. Това вписване предполага, че специалистът по управление на персонала, който го прави, трябва добре да познава разпоредбите на Кодекса на труда и Кодекса за социално осигуряване. При прекратяване на трудовото правоотношение незабавно предайте трудовата книжка на служителя! Нашият съвет е по никакъв повод да не задържате трудовите книжки на напусналите служители. Неполучени от напуснали служители трудови книжки се съхраняват при работодателя в продължение на 50 години, след което се предават на държавен архив по установения ред;

- военна книжка или друг документ, удостоверяващ времето на наборна военна служба. В досието се съхраняват копията. Документът е необходим, тъй като според Наредбата за допълнителните и други трудови възнаграждения времето, прекарано в редовна военна служба и в Строителните войски, се признава за продължителна работа, за която се заплаща допълнително месечно възнаграждение в процент към уговореното основно трудово възнаграждение.

Всеки работодател може да изисква допълнителни документи и особено ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.

Първият документ, с който всеки кандидат заявява своето желание за заемане на определена позиция във фирмата, е т. нар. “заявление за постъпване на работа” или “мотивационно писмо”. Заявлението трябва да има входящ номер и дата на подаване. В трудовото законодателство не са регламентирани като задължителни, но са необходимо условие като лично волеизявление. Освен това ние практикуваме върху заявлението на кандидата работодателят да формулира своето решение за наемането на работа или отказа си. В резолюцията се конкретизират първоначално важни елементи на бъдещия трудов договор (като например дата на постъпване, длъжност, времетраене и основания за сключване на трудовия договор по КТ, основно трудово възнаграждение и други специфични условия).

Заедно с тях от всички, които кандидатстват за работа в нашата фирма, изискваме да представят и автобиографична справка. Напоследък прави приятно впечатление, че повечето младежи-кандидати използват европейския формат за писана автобиография (Приложение 1).

Ние сме приели практиката всеки кандидат за работа във фирмата да попълва и представя т.нар. “формуляр за кандидатстване за работа” с актуална снимка. Във формуляра в удобна за попълване форма сме се опитали да съберем допълнителна информация, която не е задължителна по закон или друг нормативен акт, но е необходима в процеса на управлението на персонала. Тази информация лицето дава напълно доброволно и със съзнанието, че представянето є е в негова полза, което удостоверява с подписа си.

Във формуляра е включена информация относно:

- постоянен и временен адрес и актуален телефон за връзка - при необходимост от контакт в извънработно време;
- завършени учебни заведения преди последната образователна степен;
- допълнителни професионални квалификации и специализации;
- ползвани чужди езици - като посоченото ниво на ползване трябва да може да се удостовери със съответен документ (сертификат) за завършена определена степен;
- мотиви за кандидатстване във фирмата, в случай че не е представено мотивационно писмо;
- информация за семейното положение и членовете на семейството - тя е полезна и във връзка с различни социални придобивки и мероприятия на организацията;
- имена, адреси и телефони на лица, които биха дали препоръки за квалификацията, професионалния опит и качества на кандидата (при положение че не са представени препоръки от предишни работодатели или преподаватели, когато се постъпва за първи път на работа).

В края на формуляра сме записали текст, че лицето дава съгласие работодателят като администратор на лични данни да събира, съхранява и обработва негови лични данни и е уведомен, че ще ги използва за нуждите на дейността си и ще ги обработва и съхранява в електронен и писмен вид съгласно Закона за защита на личните данни. Лични данни по смисъла на този закон е всяка информация за физическото лице, която разкрива неговата физическа, психологическа, умствена, семейна, икономическа, културна или обществена идентичност. Всеки администратор на лични данни има право да ги обработва само когато те са получени законосъобразно; събрани са за определени в закон цели и се използват само за изпълнението им; точни и актуални са и съответстват по обхват на целите, за които се обработват, и се съхраняват по начин, който позволява идентифициране на физическите лица само за период, не по-дълъг от необходимия, съгласно целите, за които се обработват. Администраторът има право да обработва личните данни на физическото лице с негово съгласие, освен с изключенията, предвидени със закон. Съгласието трябва да бъде свободно изразено и да е недвусмислено. Законът предвижда три изключения, при които не се изисква съгласието на физическото лице :

- когато се отнася до лични данни, събрани и обработвани по силата на задължение по закон;
- когато обработването на лични данни се извършва само за нуждите на научни изследвания или на статистиката и данните са анонимни;
- когато са във връзка със защита на живота или здравето на съответното физическо лице или на друго лице, както и когато неговото състояние не му позволява да даде съгласие или съществуват законни пречки за това.

На основание чл. 130, ал. 3 от Кодекса на труда служителят има право да изисква от работодателя характеристика за професионалните си качества и резултатите от трудовата си дейност или препоръка при кандидатстване за работа при друг работодател (Приложение 2).

Нашето отношение към препоръките от предишни работодатели е доста противоречиво. Практиката показва, че в редица случаи най-добрите препоръки получават служители, които са помолени да напуснат фирмата и като компенсация им е обещана препоръка за следващата работа. Едва ли е необходимо да се проверяват всички представени препоръки, дори като имаме предвид някои констатирани от нас случаи на некоректни кандидати за работа. Ние не се ръководим от примери от телевизионния екран както във филма “Най-добрите приятелки”, в който героинята обяснява, че новият работодател много харесал препоръките є, защото винаги си ги пишела сама. В редица западни фирми е разпространена практиката агенциите, които набират и селектират кандидатите за работа в дадена фирма, да вземат от тях декларация с изричен запис, че са съгласни да бъде търсена и събирана информация за представянето им на предишни местоработи. Чак след това агенциите изпращат писма до посочените от кандидата бивши работодатели със своите въпроси за неговата трудова характеристика, като винаги прилагат копие от декларацията му за съгласие.

Независимо от съмненията ни за някои масови длъжности в сферата на услугите, препоръките са удачна форма за предварителната преценка на качествата и достойнствата на кандидата. За други длъжности са достатъчно авторитетни фактите, посочени в автобиографичната справка, свързани със заеманите предишни позиции и с преминаването по йерархичните нива. Предимствата на кандидата са описаните стъпки в кариерата и опитът, придобит във фирми, които са известни и утвърдени в бизнес средите. Затова трудовата автобиография и представените препоръки, освен за целите на селекцията при постъпването във фирмата, могат да бъдат използвани и при планирането на кариерата на служителя.

Когато назначаването на новия служител е резултат от спечелен конкурс или избор за вакантна позиция в звеното по управление на персонала и вече са подадени някои от изброените по-горе документи (като например автобиография, мотивационно писмо, документи за завършена степен на образование, придобита квалификация, препоръки) направо ги класираме в трудовото досие. В него се съхраняват и другите документи от конкурса, представени от комисията по провеждането му - протокол за избора, резултати от писмени тестове, “психологически профил” след интервю с психолога на фирмата (ако са провеждани).

Следващият момент е попълването на новото трудово досие с документите, изготвени от работодателя. Най-важният от тези документи е индивидуалният трудов договор, сключен между страните и определящ пълната съвкупност от правата и задълженията им в трудовоправното отношение. Съдържанието на трудовия договор може най-общо да разделим на две части - законово и договорно. По силата на Кодекса на труда и подзаконовите му актове в индивидуалния трудов договор могат да се уговарят толкова на брой и с такова съдържание трудови права и задължения, каквито считате, че защитават интересите ви като работодател и по отношение на които успеете да постигнете съгласие с бъдещия служител. Законовата забрана, с която трябва да се съобразявате, е, че тези права и задължения не трябва да противоречат на императивните правни норми. Клаузи, противоречащи на императивните правни норми, са недействителни. Недействителни са и клаузи, с които определяте задължения и дължими обезщетения при тяхното неспазване за времето след прекратяването на трудовото правоотношение.

Кодексът на труда не дава определение на трудовия договор, а само фиксира задължителната му писмена форма и съдържателни елементи. Във връзка с това в практиката се разработват и прилагат различни образци и макети на трудов договор. Препоръчваме да използвате примерния трудов договор за индивидуално трудово правоотношение от ЕПИ 3.0 - Труд в раздела “Административноправни процедури и приложни документи”, който бихте могли да доразвиете и допълните със специфични за вашата фирма клаузи (Приложение 3). Дългогодишният ни опит ни учи, че някои от характеристиките на трудовоправното отношение задължително трябва да намерят изражение в трудовия договор, дори и да са доразвити и упоменати в други вътрешнонормативни документи на фирмата. Това се налага от факта, че в един договор двете страни трябва писмено да изразят своето съгласие по всички клаузи извън задължително уредените в трудовото законодателство.

В трудовия договор, който прилагаме в нашата фирма, например има клаузи, че служителят се съгласява да носи униформено облекло, да работи на сумирано отчитано сменно работно време, периодично да представя на работодателя си различни декларации, отчети за изпълнението на трудовите цели и задачи, да бъде атестиран и в зависимост от поставената оценка да получава договореното за длъжността трудово възнаграждение, да бъде ротиран по структурните единици в рамките на фирмата съобразно неговата квалификация и др. В същото време работодателят поема задължения към служителя, свързани със създаване условия за повишаване на квалификацията му, договаря се периодичността и начинът на изплащане на трудовото възнаграждение и т.н.

Кодексът на труда дава възможност трудовият договор да бъде сключван за неопределено време или за определен срок. Много е важно да решите какви договори ще сключвате с новопостъпващите служители и точно да запишете основанието от Кодекса на труда за сключването на договора и неговото времетраене. Ако в трудовия договор не е уговорено друго, се счита, че той е сключен за неопределено време. Нашето трудово законодателство не допуска мълчаливо сключване на срочен трудов договор. Когато работата изисква да проверите годността на новия служител да я изпълнява и сключите трудов договор с клауза за изпитване (чл. 70 КТ), не забравяйте да запишете в чия полза сте уговорили този срок за изпитване (това може да бъде всяка от двете страни поотделно или и двете заедно). Когато страните изрично не са установили в чия полза е уговорката за изпитване, законът установява, че тя е в полза и на двете страни. Трудов договор с клауза за изпитване може да бъде сключен само един път между двете страни-работодател и служител; за една и съща трудова функция; в едно и също предприятие. С измененията и допълненията на Кодекса на труда от 2001 г. беше предвидено, че трудовият договор за неопределено време не може да се превръща в договор за определен срок, освен при изричното желание на служителя, изразено писмено. Ние дори изискваме заявление в този случай от самия служител, че желае тази промяна във връзка с конкретно посочено обстоятелство.

Отчитайки важната роля на трудовия договор в регулирането на трудовоправните отношения между служителя и работодателя, ние многократно критично оценяваме ползвания от нас макет. Убедихме се, че задълженията на служителите, произтичащи от спазването на наши вътрешнонормативни документи (като например Етичния кодекс и Стандартите за обслужване на клиенти) трябва да бъдат елемент на трудовия договор. Непрекъснатото хармонизиране на клаузите на трудовия договор с промените в трудовото законодателство и във вътрешнонормативната уредба на фирмата предполагат намаляване на трудовоправните спорове между страните.

С измененията в законодателството от 01.01.2003 г. от работодателя вече се изисква едно активно поведение и след подписването на трудовия договор до момента на заемането на длъжността от служителя. Регистрирането на всеки трудов договор в съответното териториално поделение на НОИ е задължителен момент от процеса на назначаване на нов служител съгласно чл. 62, ал. 4 от Кодекса на труда. Условията и изискванията за извършване на уведомлението са уредени в Наредбата за съдържанието и реда за изпращане на уведомленията към КТ. След получаване на справката за подадени уведомления сте длъжни да връчите на служителя копие от завереното уведомление. Връчването се удостоверява с подпис на служителя върху получената от вас справка за приети уведомления. Копие от подписаната справка ние съхраняваме в досието на всеки служител.

Освен при сключването на нов трудов договор уведомления се подават и когато се изменя длъжността, която е уговорена с трудовия договор, когато се променя срокът на договора и при прекратяване на трудовото правоотношение. В останалите случаи на изменение на трудовото правоотношение не се изпращат уведомления. Сроковете за тяхното подаване са различни при различните ситуации - в тридневен срок от датата на възникването или изменението на трудовото правоотношение и в седемдневен срок от неговото прекратяване.

Оригиналите на справките за приетите уведомления съхраняваме в отделни класьори, подредени по дати. Съветваме ви, ако подавате информацията на дискета или чрез Интернет, към всяка справка да съхранявате и разпечатка на съответния файл. Това се налага от факта, че когато подавате уведомление за прекратяване на трудов договор, името на лицето, чийто договор сте прекратили, не излиза на получената справка от НОИ. Това затруднява правенето на справка при проверка от инспекцията по труда. Всеки работодател е длъжен да съхранява справките и да ги представя на контролните органи при поискване.

Длъжностната характеристика е неразделна част от трудовия договор (Приложение 4). Всеки служител писмено декларира, че е запознат с длъжностната си характеристика и е съгласен с нейното съдържание. В случай че постъпващият на работа не е съгласен с тази длъжностна характеристика не се сключва трудов договор с него. След като се запознае с нея и я подпише, служителят е длъжен да изпълнява всяко от посочените в нея трудови задължения, включително и задълженията по нормативни актове, засягащи длъжността му, както и етични норми (взаимоотношенията с клиентите на фирмата например) и то точно във вида, в който те са създадени в длъжностната му характеристика.

В длъжностната характеристика работодателят едностранно определя изискванията по отношение на професионалната квалификация; вида, естеството и съдържанието на трудовите задължения; връзките в трудовия процес; личните способности и умения и т.н. Специалистите отдават голямо значение на трудовоправните аспекти на длъжностната характеристика и нейната роля за управлението на персонала. Наличието на длъжностна характеристика за всяка длъжност е в основата на добрата регламентация на трудовите отношения във фирмата. С основните елементи на длъжностната характеристика ние запознаваме кандидатите за вакантна позиция още на предварителните интервюта.

В законодателството няма ограничения за обема (като брой и вид) длъжностни задължения, които могат да се възложат с длъжностната характеристика. Работодателят трябва да използва пълноценно възможността още при възникването на трудовоправното отношение да определи максимално пълно, точно и подробно характеристиката на длъжността и всички свои изисквания към служителя, който я заема.

Работодателят има право и може да променя многократно длъжностната характеристика по различни производствени и други съображения. Всяка следваща утвърдена от работодателя длъжностна характеристика се довежда до знанието на служителя и той дава съгласие да я изпълнява, като я подписва и отбелязва датата, на която се е запознал с нея. Всички длъжностни характеристики се пазят в досието на служителя.

При разработването на длъжностните характеристики трябва да имате предвид, че всяка длъжност се индивидуализира не със своето наименование, а с вида и естеството на включените в нея трудови задължения. В този смисъл становището дали две длъжности са различни или сходни се прави след сравняване на обема и съдържанието на трудовите задължения и другите изисквания, включени в тяхната характеристика. Това, дали създавате идентични или различни длъжности, има голямо практическо значение при:

- едностранно възлагане на служителя на работа от друго естество или характер - чл. 120 от Кодекса на труда;
- реализиране на възможността и сключване на допълнително споразумение за вътрешно заместване или съвместителство - чл. 259 от Кодекса на труда;
- упражняване правото на подбор при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 328, ал. 1, т. 2 и т.н.

В последните години ние разработваме към всяка длъжностна характеристика и работна карта. Работните карти са индивидуален документ и конкретизират задълженията на служителите от една и съща длъжностна позиция. В нашата организация някои специфични задължения и права се присвояват на служители с една и съща длъжност в зависимост от личната квалификация. При динамичното развитие на фирмата ни длъжностните характеристики бързо и лесно се актуализират, като се преработва само частта на основните задачи, трудовите операции и функции и свързаните с тях права и отговорности. Именно тези компоненти на длъжностната характеристика са “изнесени” като работна карта към самата нея. Служителят писмено се съгласява с всяка промяна в работната му карта и всички негови работни карти са съхраняват в личното му трудово досие. При анализиране и усъвършенстване на разпределението на работата в дадена структурна единица мениджърите са улеснени от детайлното описание на всички функции и задачи на всеки служител в работните карти.

Практиката ни показа, че понякога се налага при съдебни и други спорове да бъдат изяснявани точно длъжностните задължения на определен служител през различни периоди от неговата трудова кариера и работните карти са много удобни.

В трудовото досие на всеки служител като неразделна част от трудовия договор ние съхраняваме и различни декларации, които всеки служител подписва в момента на встъпване в длъжност. Това обикновено са декларации, предвидени по закон или по вътрешните правила на работодателя. Колко и какви декларации ще изисквате да подписват служителите ще решите след внимателна проверка дали има задължителни по закон за дейността на вашата фирма и каква е вътрешнофирмената потребност от конфиденциалност; информационна сигурност, избягване конфликта на интереси и др. (Приложение 5). Тези декларации се преподписват в предвидените от законовите норми срокове.

В нашата фирма всеки служител подписва декларация, че се е запознал с вътрешните правила на работодателя, касаещи общия трудов ред, пропускателния режим, противопожарната безопасност, инструкциите за безопасност на труда, етичен кодекс, колективен трудов договор и други, които се отнасят за целия персонал. Ако във фирмата има разнородна дейност и отделните структурни звена имат специфични вътрешнонормативни документи, те също се предоставят на служителя и той декларира, че се е запознал с тях. Обръщаме внимание, че освен подписа, датата също е задължителен атрибут на всяка декларация. Това дава възможност при възникнали проблеми да се установи точно кои нормативни документи са били действащи към датата на декларацията.

Актуализация на личното досие

Изменението на първоначално уговорените клаузи в трудовия договор може да стане винаги, когато се постигне съгласие между страните. Изменението става по реда на чл. 119 от Кодекса на труда с допълнително споразумение. С него могат да се изменят както изрично уговорени вече клаузи в трудовия договор, така и такива, които към момента на възникване на трудовото правоотношение не са били изрично уговорени (Приложение 6). Това се отнася само за такива права и задължения, които е възможно въобще да бъдат договаряни. Когато законът забранява да се осъществяват промени, тогава всяка договореност между страните ще бъде нищожна. С едно допълнително споразумение могат да се изменят както един, така и няколко елемента на трудовото правоотношение едновременно. Задължително е в допълнителното споразумение да се посочи и моментът, от който започва действието му, тъй като често това не съвпада с датата на издаването му. Когато сте пропуснали да фиксирате този момент, допълнителното споразумение поражда правни действия от момента, в който и двете страни са се съгласили с него и са удостоверили това с подписите си. Промените, които се правят с допълнителното споразумение, може да бъдат за определено или неопределено време. Писмената му форма и подписите на страните по основния договор са задължителен атрибут на споразумението. Изменението на трудовото правоотношение може да стане по инициатива и на двете страни - работодателя или служителя. В нашата практика ние оформяме с допълнителни споразумения към основния трудов договор всяко изменение на трудово правоотношение, независимо на коя от двете страни е инициативата. Когато служителят поиска изменения в трудовото правоотношение, той подава заявление (молба) до работодателя, като посочва точно какви изменения желае и за какъв срок. Тази молба заедно с един екземпляр от подписаното допълнително споразумение ние съхраняваме в трудовото му досие. Всяко допълнително споразумение е неразделна част от първоначално сключения трудов договор.

Кодексът на труда дава възможност на работодателя в някои случаи едностранно да променя елементи от трудовия договор за определен или неопределен срок. Ще ги припомним, защото всеки специалист по управление на персонала трябва да бъде запознат с тези възможности на Кодекса на труда и случаите, при които могат да бъдат прилагани.

- При намаляване на обема на работа по обективни причини, когато е нецелесъобразно служителите да се намират на работното си място за пълен работен ден, работодателят може едностранно за период от три месеца в рамките на една година да въведе непълно работно време за цялата фирма или за отделно структурно звено (чл. 138, ал. 2 КТ). Въведеното по този начин непълно работно време не може да бъде с продължителност, по-малка от половината от законоустановената за периода на изчисляване на работното време. Добре е това разпореждане да е в писмена форма, за да са налице доказателства при евентуален трудов спор.
- При увеличаване на трудовото възнаграждение на служителя (чл. 118, ал. 3 от Кодекса на труда). Тази разпоредба предвижда едностранно увеличаване както на основното, така и на допълнителните трудови възнаграждения. То може да се отнася както за отделни служители, така и за персонала на цялата фирма. Увеличението се оформя със заповед на работодателя. Това може да бъде както индивидуална заповед за всеки служител, така и обща заповед за всички служители, с приложен към нея списък за кого се отнася. За тази промяна на трудовия договор не е необходимо да се изготвя допълнително споразумение, но за да се запази информацията е необходимо копие от заповедта да се класира в трудовото досие на съответния служител (Приложение 7).
- Когато нуждите на предприятието налагат, работодателят може да командирова служителя за изпълнението на трудовите му задължения извън мястото на постоянната му работа, но за не повече от 30 календарни дни без прекъсване. В този случай не се изисква писменото съгласие на служителя. Кодексът на труда налага две ограничения на работодателя в този случай - абсолютно забранява командироването на бременни жени и майки на деца до 3-годишна възраст. Ако обаче майката е съгласна и го заяви писмено, тя може да бъде командирована. Командировката се оформя със заповед за командировка. Копие от тази заповед се съхранява в трудовото досие на служителя.
- При производствена необходимост, както и при престой, работодателят може едностранно да възлага на служителя да извършва временно друга работа в същото или друго предприятие, но в същото населено място в срок до 45 календарни дни през една календарна година, а в случай на престой - докато той продължава. Промяната се извършва в съответствие с квалификацията и здравословното състояние на служителя. Задължението за съхраняване на копие от съответната заповед важи и за тези случаи.
- Едностранно изменение на трудовото правоотношение може да възникне и поради обстоятелства, които не зависят от волята и съгласието на работодателя. Това са случаите, намерили своята правна уредба в чл. 309 от Кодекса на труда, когато бременни служителки или кърмачки изпълняват неподходяща за състоянието си работа, и в чл. 314 от Кодекса на труда, когато служител поради болест или трудова злополука не може да изпълнява възложената му работа, но може да изпълнява друга подходяща работа или същата при облекчени условия. Целта на тази правна норма е да се използва остатъчната работоспособност на служителя за извършване на подходяща трудова дейност, без това да се отразява неблагоприятно върху здравето им. Законоустановеният срок, в който работодателят трябва да изпълни това свое задължение, е 7-дневен. Тъй като изменението на основното трудово правоотношение е едностранно, то се извършва със заповед на работодателя, като условията на труд, характерът на работата и срокът на преместването се определят по предписанието на здравните органи. При неизпълнение на тези предписания работодателят дължи на служителя обезщетение по чл. 217 от Кодекса на труда. В досието на служителя трябва да съхранявате копие от издадената заповед и документа с експертното решение от здравните органи за трудоустрояване на служителя. Като работодатели бихте могли да водите дневник за регистриране на трудоустроените лица. Той може да ви послужи при прекратяването на трудовото правоотношение с някои категории служители бързо да си изясните дали се ползват със специалната закрила, предвидена за тях по чл. 333 от Кодекса на труда.
- Продължителността и разпределението на работното време, които са уговорени още при постъпването, често се налага да се променят. Практикува се това да се оформя с ново допълнително споразумение. Промените може да се правят и чрез заповед на работодателя, с която се утвърждават нови графици за сменна работа или ново вътрешно разпределение на работната смяна. Право на работодателя е да установява сумирано изчисляване на работното време седмично, месечно или за друг календарен период, не по-дълъг от четири месеца. В тези случаи служителите се подписват върху съответната заповед, че са уведомени и съгласни с промените.
- Изменение в трудовото възнаграждение се уговаря между страните по трудовото правоотношение при вътрешно заместване на отсъстващ служител. Според чл. 259, ал. 3 от Кодекса на труда липсата на писмен израз на тази уговорка не е пречка служителят да получава възнаграждението за заместването. Ние препоръчваме постигнатото съгласие да бъде оформено в допълнително споразумение, което съхранено в личното досие на служителя, дава информация за по-широкия профил на неговите компетенции при възлагане на допълнителни функции (Приложение 8).
- В досието се съхраняват заповеди за награди, когато са индивидуални - копие от самата заповед или извлечение от общ списък на наградени служители.
- Естествено се съхраняват и заповеди за дисциплинарни наказания (Приложение 9). Установили сме, че е практично към самата заповед да бъдат класирани и всички необходими документи за налагането на наказанието, изисквани от Кодекса на труда - констативни записки и жалби на клиенти, документиращи нарушението на трудовата дисциплина, писмото на работодателя, с което са поискани обясненията на служителя и неговите писмени обяснения. Последните според разпоредбите на чл. 193 от Кодекса на труда могат да не бъдат дадени в писмен вид, но ние ви съветваме да възприемете писмената им форма и да ги съхранявате в личното досие на наказания. Този подход позволява при проверки от страна на съдебните органи по повод на възникнали трудови спорове бързо да бъде намерена и предоставена исканата информация.
- Служителите от нашата фирма са спокойни, че ние съхраняваме и получените от тях похвали от клиенти, грамоти за успешно представяне във вътрешнофирмените мероприятия и т.н.
- Голяма част от трудовото досие представляват заявленията, свързани с ползването, прекъсването или отлагането на всички видове отпуски. Поставянето им в личните досиета дава възможност бързо да се правят различни справки. Ползването на автоматизирана система за управление на персонала позволява бързо и точно да се правят необходимите персонални справки. При това положение не се налага да се разнасят документите за отпуск във всяко едно досие. Те могат да се класират по хронологичен ред за целия персонал или по структурни единици, което улеснява аналитичната работа с тях, както и унищожаването им след изтичане на срока за съхранение. Заявленията за отпуска могат да бъдат класифицирани към документите, които нямат голям срок за съхранение. Ние ги съхраняваме 2 години, след което ги унищожаваме. Изключения правят заявленията за неплатен отпуск по Кодекса на труда, който не се зачита за трудов стаж. Понеже това е документ, който има значение за изчисляване на трудовия стаж и оформянето на трудовата книжка на служителя при напускане, това заявление се съхранява в досието му.

Различни са документите, които дават право за ползване на отпуск, подробно разработени в глава осма от Кодекса на труда:

- писмено разрешение от работодателя или заповед за отпуск без съгласие на работника (при продължителен престой до 5 дни);
- покана на работодателя за ползване на отпуск от служителя (Приложение 10);
- заявление на служителя за ползване на отпуск без съгласие на работодателя;
- заповеди за прекратяване ползването на отпуск.

Освен гореизброените, се класират и документите, удостоверяващи основанията за различните видове отпуски - уверения от учебни заведения за отпуск за обучение, удостоверения за даване на кръв, встъпване в брак и за изпълнение на други граждански и обществени задължения.

В личните трудови досиета ние подреждаме и договори за повишаване на квалификацията или преквалификация на служителите без откъсване от работа при наличието на производствена необходимост във фирмата и желание на служителя да се обучава. Тези договори се сключват на основание чл. 234 от Кодекса на труда (Приложение 11). В тях се определят видът и условията на самото обучение. Страните договарят също срока, в който служителят ще работи за работодателя след завършване на обучението, както и финансовите отговорности при незавършване на обучението или напускане на фирмата преди да изтече уговореният срок. Когато за обучението се налага служителят да бъде командирован в страната или чужбина, се съхранява и копие от заповедта за командировка. Успешно завършеното обучение се удостоверява със съответен документ, който също се прилага в досието.

Част от документите, които съхраняваме в трудовото досие на всеки наш служител е и атестационната карта. Във фирмата сме разработили система за атестация на служителите, чрез която си поставяме изпълнението на две основни цели - подобряване на индивидуалната работа на всеки служител, в резултат на което се подобрява работата на отделното структурно звено и фирмата като цяло и индивидуално развитие на кариерата на всеки служител. Атестирането на служителите извършваме на период от 1 година, като на 6 месеца се прави междинен преглед на изпълнението на поставените цели и задачи и се дискутират появилите се проблеми и начините за тяхното по-нататъшно отстраняване. Системата ни за атестация разпределя ангажираността и отговорността между участниците в трудовия процес и се основава на:

- конкретност, яснота и съгласуваност на поставените цели;
- непрекъснат преглед на изпълнението на поставените цели и регулярна оценка на резултатите;
- обективност на оценката.

Системата за атестация осигурява възможност за служителя да обсъди с ръководителя си изпълнението на задачите си и да си изясни задачите за следващ период. Нашата роля като специалисти по управлението на персонала е да организираме и подпомагаме дейността по атестацията и да контролираме нейната ефективност, да осигуряваме необходимата персонална информация, да изготвяме анализи, които да бъдат полезни на линейните ръководители и ръководителя на фирмата в процеса на подбора и развитието на персонала.

Освен бална оценка за професионалното представяне на служителя през изминалия период атестационната карта съдържа и предложението на прекия ръководител за израстване му в длъжност и/или необходимостта от обучение по конкретни теми с цел повишаване на квалификацията му.

Събирането и съхраняването на всички атестационни карти на даден служител през годините улеснява общия преглед и преценка за развитието му в кариерата и във фирмата.

Последните документи в трудовото досие на даден служител са обходният лист и заповедта (актът) за прекратяване на трудовото правоотношение (Приложение 12). Важно е в самата заповед да има запис, че служителят е получил трудовата си книжка. Когато основанието за прекратяване на трудовия договор е придобито право на пенсия за осигурителен стаж и възраст, в досието на служителя се пазят и копия на изготвените документи за пенсиониране - УП 1 и УП 2. Практиката ни показва, че през петте години, в които пазим досиетата на напусналите, често ни се е налагало да потвърждаваме данните в издадените от нас документи по искане на Националния осигурителен институт. Самите пенсионери също понякога подават молби за нови документи, необходими им за преразглеждане размера на отпуснатите пенсии.

При поискване от страна на напускащия служител могат да му бъдат върнати оригиналите на лични документи (сертификати, дипломи), в случай че се пазят такива и след като са копирани.

Съхраняване и архивиране на документи

Документалният фонд на фирмата (в частност на звеното по управление на персонала) представлява цялата съвкупност от документи, които се събират, издават и съхраняват. Те могат да бъдат - ценни и неценни, явни и поверителни, с удостоверителен характер, които не се изменят, и такива, с които оперативно се работи и търпят промяна през определени периоди от време и т.н. Могат да бъдат на различни носители - на хартия, на дискета, в компютърна система или на магнитен диск. Съхраняват се организирани в различни форми - досиета, картотеки, фондове и др. Подреждат се в едно или в различни помещения. За тях могат да отговарят един или повече служители. Важното е да бъде създадена такава организация на подреждане и съхраняване на целия документален фонд, която да позволява лесно и бързо боравене с него, дори когато пряко отговарящият служител отсъства. Важен момент от дейността по съхраняването на документите, на който някои работодатели не обръщат особено внимание, са т.нар. технически средства, с помощта на които се съхраняват документите - шкафове, картотеки, рафтове, папки, класьори и др. Съветваме ви при подбирането на тези технически средства да се съобразявате с факта, че те трябва да могат да съхраняват документите, понякога за един продължителен период.

Организирането и поддържането на архива на звеното по управление на персонала е продължителен процес, който започва от момента на създаването на фирмата и назначаването на първия служител. Създаването на добра организация при воденето и съхраняването на документите позволява лесното и бързо боравене с тях и спестява ценно време. Затова бихме искали да споделим с вас етапите, през които преминахме, проблемите, с които се сблъсквахме, и решенията, които намирахме при създаването и поддържането на архива на документите, свързани с управлението на персонала, опирайки се на практическия си опит и теоретичните познания.

Редът за класифицирането, обработването, съхраняването, използването и опазването на документите се регламентира конкретно във всяка фирма при спазване на нормативните изисквания - Закон за държавния архивен фонд, Правилник за прилагане на Закона за Държавния архивен фонд, Наредба № 1 за класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използването на документите в учрежденията, организациите и предприятията. Спазвайки разпоредбите на нормативните документи, всяка фирма трябва да разработи своя вътрешна инструкция за организацията на учрежденския архив. Част от тази инструкция е Номенклатурата на делата и сроковете за тяхното съхранение. Тя представлява систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват с посочени срокове за запазването им. Има две основни функции - организиране (класифициране) на документите и текущо прогнозиране на тяхната ценност и осигурява бързото търсене на документите по техния вид и съдържание. Всяка номенклатура трябва периодично да бъде актуализирана. Тя се утвърждава от ръководителя на фирмата и от съответните органи за управление на Държавния архивен фонд.

Документите, които възникват в течение на календарната година, се групират в дела. Заглавията на папките в делата трябва да са конкретни - например “Заповеди”, “Изходящи писма”, “Входящи писма” и т.н. Не използвайте общи заглавия на делата, които с течение на времето или при напускането на служителя, който е отговарял за тях, ще бъдат неясни и ще затрудняват след време издирването на някой документ. За ваше улеснение върху всяко дело може да записвате и срока за съхраняване на документите, които съдържа. Препоръчваме ви в отделни дела да съхранявате документи с еднакъв срок на съхранение. Това улеснява работата при по-нататъшното им архивиране или унищожаване.

Необходимо е да бъде изградена една логическа система, която се постига чрез класифицирането на документите. На практика това е един доста сложен процес, в който трябва да бъдат ангажирани специалисти от различни звена. При класифицирането на документалния фонд съществуват два основни момента - определяне на ценността на документа и срока за неговото съхраняване.

При определянето на ценността на документите трябва да се определят няколко основни критерия, които да му дадат най-пълна характеристика:

- съдържание на документа (новост, уникалност, пълнота, завършеност на текста, степен на обобщаване и повторяемост);
- значимост на събитието, което отразява;
- оригинал или копие (за постоянно съхранение се оставят оригинални екземпляри, но при липса на такива се съхраняват заверени копия);
- наличието на бележки и резолюции върху документа и т.н.

Вторият момент е точното определяне на сроковете за съхраняване на отделните документи, отчитайки характера на информацията, която те носят, и възможността тя да бъде потребна и в бъдещи периоди и спазвайки законоустановените срокове.

Документите, които се създават в процеса на работата, в зависимост от сроковете, в които трябва да бъдат съхранявани, може най-общо да класифицираме в следните групи:

- документи с постоянен срок за съхранение - такива, които имат историческа стойност или представляват ценност за държавата или за обществото;
- документи за дългосрочно запазване - тези, които имат дълговременно практическо значение поради тяхното особено важно значение за удостоверяване на трудовата дейност на служителите. Например съгласно чл. 10, ал. 4, т. 4 от Закона за Държавния архивен фонд разплащателните ведомости се пазят 50 години;
- документи с временен срок на съхранение;
- дела за унищожаване - такива, които имат само временно оперативно-справочно значение.

Според Закона за Държавния архивен фонд фирмите не могат да унищожават документи без разрешение на органите за управление на Държавния архивен фонд. Всеки работодател трябва да назначи експертна комисия в състав не по-малко от трима души. Комисията се събира периодично и прави преглед на архивните документи. Основните функции на тази комисия са: организиране и провеждане на работата по класифицирането на документите, експертизата на ценността им, съставяне и разглеждане на актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхраняване и др. Заключението на тази комисия се утвърждава от органите за управление на Държавния архивен фонд.

Правилното определяне на срока за съхраняване на документите е много важен етап от процеса на архивирането. Реално определените срокове за съхраняване на документите, в зависимост от практическо-справочното им значение, е основен момент. Не бива да съхраняваме документи с изтекъл срок на съхранение под девиза “може да ни потрябва”.

При преустройство на фирмата (сливане, разделяне) архивът трябва да бъде предаден на правоприемника на дейността, където ще се съхранява. Предаването-приемането се извършва чрез опис-протокол и акт. В нашата практика се сблъскахме с подобен проблем, когато се наложи архивите на регионалните ни структури по управлението на персонала да бъдат събрани на едно място. Консолидирането на отделните архиви в един общ постави пред нас за решаване доста практически задачи.

Първата беше изготвянето на подробни опис-протоколи, с които ставаше конкретното предаване на документите. Описите трябва да бъдат изчерпателни по отношение на бройките документи и с точните им и пълни наименования.

Втората стъпка в обединяването на отделните архиви беше уеднаквяване на стила на тяхното водене. Това се отнасяше както до външното оформление на отделните дела и тяхното подреждане, така и до съдържанието на всяко трудово досие. Наложи се да бъдат вадени документи с изтекъл срок на валидност и съхранение, да бъдат преподредени по еднакъв начин, в случая по хронологичен ред, да се изискат липсващи документи и да се актуализират някои налични и т.н.

Прегледът на присъединяваните архиви ни даде възможност да възприемем най-добрата практика и впоследствие да стандартизираме своите бланки, формуляри, описи и др. Вложените от нас усилия и време за консолидиране на архива бяха възнаградени. С този архив сега се работи много лесно и бързо.

При ликвидация на фирмата без посочен правоприемник на дейността документите, които подлежат на постоянно съхраняване, се предават по установения ред на съответния държавен архив в шестмесечен срок от датата на ликвидацията. При смяна на ръководителя на фирмата или на длъжностното лице, което борави с документите и е отговаряло за тяхното съхраняване, е необходимо документите да бъдат предавани-приемани с опис и акт.

Една от най-важните части от документалния фонд на звеното по управление на човешките ресурси представлява картотеката на трудовите досиета. Всяка фирма избира начина, по който ще подреди трудовите досиета на служителите в картотеката си. Нашата практика ни показа, че най-удачно е подреждането им да става по азбучен ред на служителите. Така боравенето с досиетата, особено за фирми с голям брой персонал, става лесно и бързо и не се налага пренареждане на картотеката при преминаване на служители от едно звено в друго. Кадровите досиета се подреждат в специален картотечен шкаф, който се заключва. Съгласно Закона за защита на личните данни всеки администратор на лични данни е длъжен да предприеме необходимите технически и организационни мерки, за да защити данните от случайно или незаконно разрушаване, случайна загуба или промяна, незаконно разкриване или достъп, нерегламентирано изменение или разпространение, както и от всички други незаконни форми на обработване на лични данни. Тези мерки трябва да бъдат предприемани както при боравенето с лични данни на хартиен носител, така и при обработването и предаването на данните по електронен път.

Изложеното дотук ни убеждава, че независимо от броя на персонала, в ежедневната работа, свързана с управлението на човешкия фактор, се създават много като обем и разнообразни по съдържание документи. Използването на съвременни компютърни продукти в областта на управлението на персонала създаде възможност голяма част от тези документи да бъдат съхранявани на магнитни носители.

Всички данни за служителя, които се съдържат в “материалното” му досие могат да бъдат въведени в неговото “електронно досие”. Работата на специалиста по труда с това досие е много приятна. Изключително много се повишава скоростта, с която се правят справки за конкретния служител, както и сравнения между неговите показатели с тези на останалите колеги към настоящия момент и особено в минали периоди. Едновременно с това, както стана ясно от всичко казано дотук, според българското трудово и социално законодателство голяма част от използваните документи за управлението на персонала в една фирма трябва да бъдат в писмена форма на хартиен носител.

Голяма част от фирмите използват различни софтуерни продукти, които се различават по своите параметри, комплекти от различни модули за различните дейности, свързани с управлението на персонала, и не на последно място - по своята цена. Във всички случаи обаче важи изискването данните да се въвеждат точно спрямо първоизточника, за да бъдат коректни резултатите от обработката. Администраторът на автоматизирана информационна система “Управление на човешките ресурси” отговаря за съхранението на данните и предприема необходимите мерки за предотвратяване загуба на информация от компютърните системи. Той ежедневно архивира данните от сървера върху друг компютър и периодично копира на преносим магнитен носител (флопи дискове, магнитна лента). Тези данни трябва да се съхраняват заключени по възможност в помещение, различно от помещението на сървера. Допълнително удобство на компютърните програми е възможността да се генерират в реално време множество справки за персонала в различни разрези, според комбинации от критерии, за всички периоди, за които има въведена информация. Могат бъдат проследявани и прогнозирани трендове за един или няколко показатели от развитието на персонала.

Във връзка със Закона за защита на личните данни при използването на компютърни програми ръководителят на звеното по управление на човешки ресурси трябва внимателно да определи правото на достъп на всеки специалист от звеното за работа с отделните информационни модули.

Трудовото досие на един дългогодишен служител съдържа твърде много информационни единици и се затруднява бързото и оперативно използване на точния документ в точния момент. Всеки работодател избира периодите, на които се извършва архивирането на информацията за персонала в зависимост от нейния характер и обем.

Съобразявайки се с действащото законодателство, той трябва да си създаде система за текущо класифициране, обработване, съхраняване, използване и опазване на документите и периодичното им предаване в Държавния архивен фонд (ДАФ). За цялостната дейност по организацията на работата и опазването на документите, създадени или придобити в резултат на дейността на фирмата, отговаря нейният ръководител.

След изтичане на петгодишния срок, в който съхраняваме досието на напуснал служител, преди да пристъпим към неговото унищожаване, ние го преглеждаме внимателно. Отделяме трудовия договор и заповедта за прекратяването му и ги архивираме за срок от 50 години, тъй като те имат доказателствена сила за съществувалото трудово правоотношение подобно на ведомостите за изплатените възнаграждения.

Нашата препоръка към специалистите по управление на персонала е да съветват служителите от фирмата също да си поддържат личен трудов архив. Екземпляр от по-голяма част от документите, които попълват индивидуалното трудово досие, се връчва и на служителя (трудов договор и всички последващи допълнителни споразумения към него, заповеди за отпуск и др., които характеризират трудовата му кариера). Заедно с трудовата книжка е полезно тези и други документи (например фишове за работна заплата, подредени в хронологичен ред) лицето да съхранява грижливо до пенсия.

...Всичко е любов...

Утвърждавам
Президент:...................................

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА
НА
КАСИЕР

КОД по НКПД ..................

ОСНОВАНИЕ ЗА ВЪЗНИКВАНЕ НА ТРУДОВОТО ПРАВООТНОШЕНИЕ :
- конкурс по документи, колективен и индивидуален трудов договор.

ИЗИСКВАНИЯ ЗА ЗАЕМАНЕ НА ДЛЪЖНОСТТА :

1. Образование:
- Средно или по - високо.

2. Квалификация:
а) професионална:
- да има необходимият опит за работа с парични средства;
- да има необходимия опит по организиране и водене документо- оборота;
- да притежава добри познания по финансово-счетоводна дейност;
- да познава отчетната документация, съпровождаща дейността;
- да познава правилата за издаване на фактури и касови бележки;
- да познава предназначението и да може да работи с касови апарати и различните видове средства за измерване и отчитане стойността на продадените продукти;
б) допълнителна:
- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
в) юридическа:
- да познава:Нормативните актове отнасящи се до дейността му, Правилника за вътрешния трудов ред във фирмата, длъжностната харктеристика.
г) психологическа и социологическа:
- да познава правилата и изискванията за приемане на посетители.

3. Професионален стаж:
- минимум три месеца по специалността.

4. Медицински изисквания:
- физически и психически здрав, с точна преценка.

5. Задължения за осигуряване на безопасни и здравословни условия на труд:
- да спазва стриктно изискванията на Правилника за вътрешния трудов ред, фирмените инструкциите за безопасност при осъществяване на различните дейности, инструкцията за противопожарна охрана на обектите на фирмата ;
- при случаи на трудова злополука: да окаже, ако е необходимо, първа долекарска помощ на пострадалия; да извика при нужда спешна медицинска помощ или квалифицирано медицинско лице; да уведоми незабавно работодателя, завеждащия “охрана на труда”, прекия си началник; да отстрани причините, довели до злополуката и вземе мерки за недопускане на такива и подобни случаи;
- при възникване на пожар незабавно да прекрати текущата дейност, да изключи електрическия ток чрез главния прекъсвач и да съобщи на противопожарната охрана;
- да поддържа чистота и ред по работните места, около тях и в района;
- да се съобразява с поставените предупреждаващи, задължаващи, забраняващи и насочващи знаци и сигнали по трудова безопасност и противопожарна охрана;
- да присъства на обученията по трудова хигиена и безопасност, противопожарна охрана и гражданска защита;
- да се явява винаги в трезво състояние на работа, както и да не употребява по време на работа алкохол или други упойващи вещества.

6. Основни функции и задължения:
- Посреща клиентите на студио Сензитив и ги насочва към местата за процедури;
- приема заявките за процедурите и изготвя графиците;
- приема и заприхождава в касата парите получени от клиентите;
- издава фактури и касови бележки, като спазва действащите нормативи за попълването им;
- съхранява получените пари до предаването им по установения ред;
- води ежедневно приходите и разходите на касата в касовата книга на фирмата;
- изпълнява функции възложени от прекия ръководител;
- изразява своята лоялност към фирмата чрез готовността и ефективността при изпълнение на трудовите си задължения.

7. Права и правомощия:
- взема решения за извършваната от него дейност;
- взема решения в съответствие с делегираните му от прекия ръководител права;
- има всички права, посочени в Кодекса на труда (и колективния трудов договор);
- извършва всички действия, свързани с упражняването на дейността на касиер, за което получава предварително уговорено с работодателя парично възнаграждение.

8. Отговорност:
- носи пълна имуществена отговорност за паричните средства в касата на фирмата, с изключение на случаите в които липсите са в резултат от непредвидими събития;
- за резултата от взетите от него решения във връзка с извършваната дейност, за законосъобразността и целесъобразността на взетите решения при осъществяване на възложената му работа;
- за разхищение, неправомерно и нецелесъобразно използване на енергията, горивата и материалите;
- за неспазване инструкциите за безопасност и хигиена на труда, Правилника за вътрешния трудов ред;
- носи имуществена отговорност до размера на причинените от него вреди на фирмата;
- носи отговорност за опазване на доброто име на фирмата, за неразпостраняване на поверителни сведения или такива, които представляват фирмена тайна и за превишаване на правата си.

9. Организационни връзки и взаимоотношения:
а) йерархически:
подчиненост: пряко подчинен на ................................................................................ Контактува със съответните длъжностни лица от фирмата.
б) функционални:
Контактува с работещите във фирмата служители, клиенти и др. с оглед изпълнение на длъжностните си задължения.

Тази длъжностна характеристика се изготвя на основание и във връзка с чл.127, т.4 от Кодекса на труда.
Тя влиза в сила веднага след подписването й от работодателя.

Запознат и получил длъжностната характеристика:

……………………………………………………………..........................…………………

Дата: ……………………….. Подпис: ………………………..

Утвърждавам,
Президент: ……………

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА
НА
ХИГИЕНИСТ

КОД по НКПД.................

ОСНОВАНИЕ ЗА ВЪЗНИКВАНЕ НА ТРУДОВОТО ПРАВООТНОШЕНИЕ :
- конкурс по документи, колективен и индивидуален трудов договор.

ИЗИСКВАНИЯ ЗА ЗАЕМАНЕ НА ДЛЪЖНОСТТА :

1. Образование:
- Основно или по-високо

2. Квалификация:
а) професионална:
- да познава санитарно-хигиенните и противопожарни изисквания за помещенията, които чисти;
- да познава административните и производствени помещения, функциите им и обзавеждането им;
- да познава правилата за поддържане на фаянсовите и водопроводни съоръжения и да ги поддържа, съобразно хигиенните изисквания;
- да познава правилата за сортиране, товарене, разтоварване и пренасяне на отпадъци и амбалаж;
- да знае начините и да може да почиства всички видове помещения;
- да познава видовете, свойствата и начина на употреба на препаратите за почистване и дезинфекция и целесъобразно да си служи с тях
б) допълнителна:
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
в) юридическа:
- да познава: Правилника за вътрешния трудов ред във фирмата, длъжностната харктеристика, противопожарната инструкция.

3. Професионален стаж:
- Достатъчно е обучение на работното място до един месец.

4. Медицински изисквания:
- физически и психически здрав, да не е алергичен към химическите препарати за почистване и към прах.

5. Задължения за осигуряване на безопасни и здравословни условия на труд:
- да спазва стриктно изискванията на Правилника за вътрешния трудов ред, Правилника по безопасност на труда в общественото хранене, инструкцията за безопасност при работа с топлинни съоръжения (бойлер и др.), плана за предотвратяване и ликвидиране на аварии;
- при случаи на трудова злополука: да окаже, ако е необходимо, първа долекарска помощ на пострадалия; да извика при нужда спешна медицинска помощ или квалифицирано медицинско лице; да уведоми незабавно работодателя, завеждащия “охрана на труда”, прекия си началник; да отстрани причините, довели до злополуката и вземе мерки за недопускане на такива и подобни случаи;
- да не работи с неизправни и необезопасени машини за почистване, преносими лампи и др., дори и за проба;
- да пристъпва към почистване на работните машини само след като обслужващия ги е изключил електрозахранването;
- да ползва по предназначение и грижливо съхранява специалното работно облекло и личните предпазни средства;
- да се съобразява с поставените предупреждаващи, задължаващи, забраняващи и насочващи знаци и сигнали по трудова безопасност и противопожарна охрана;
- да присъства на обученията по трудова хигиена и безопасност, противопожарна охрана и гражданска защита;
- да се явява винаги в трезво състояние на работа, както и да не употребява по време на работа алкохол или други упойващи вещества.

6. Основни функции и задължения:
- Извършва всички дейности, свързани с поддържането на реда и чистотата в работните и битовите помещения, дворните места, фасадите и оградите на сградите;
- Извършва редовно и качествено почистване и дезинфекция на помещенията, за които отговаря (почиства: под, врати, прозорци, тавани, стаи, коридори, фоайета, сервизни помещения, работна зала, работни места и машини, умивалници, фаянс и пр.);
- Целесъобразно прилага и употребява предоставените му препарати и целесъобразно използва техническите средства и съоръжения за почистване;
- Сортира, товари, транспортира и разтоварва отпадъците и амбалажа до определените за целта места, като спазва фирмената инструкция за безопасност при товаро-разтоварна дейност;
- Зарежда работните, сервизните и битови помещения с необходимите умивални и тоалетни принадлежности;
- Изпълнява функции, които са му възложени от прекия ръководител;
- Изразява своята лоялност към фирмата чрез готовността и ефективността при изпълнение на трудовите си задължения.

7. Права и правомощия:
- взема решения за извършваната от него дейност, съгласно длъжностната характеристика;
- взема решения в съответствие с делегираните му от прекия ръководител права;
- има всички права, посочени в Кодекса на труда (и колективния трудов договор);
- извършва всички действия, свързани с упражнява нето на дейността си, за което получава предварително уговореното с работодателя парично възнаграждение.

8. Отговорност:
- за резултата от взетите от него решения във връзка с извършваната дейност, за законосъобразността и целесъобразността на взетите решения при осъществяване на възложената му работа;
- за неизпълнение на производствените задачи при: нарушаване на трудовата дисциплина, нарушаване на технологичната дисциплина, престои на зависещите от него работни места;
- за разхищение, неправомерно и нецелесъобразно използване на енергията, горивата и материалите;
- за неспазване инструкциите за безопасност и хигиена на труда, Правилника за вътрешния трудов ред, инструкцията за противопожарна охрана на обектите на фирмата, плана за предотвратяване и ликвидиране на аварии;
- носи имуществена отговорност до размера на причинените от него вреди на фирмата;
- носи отговорност за опазване на доброто име на фирмата, за неразпостраняване на поверителни сведения или такива, които представляват фирмена тайна и за превишаване на правата си;

9.Организационни връзки и взаимоотношения:
а) йерархически:
- подчиненост: пряко подчинен на ............................................................................ ;
б) функционални:
- вътрешни: с работещите във фирмата.

Тази длъжностна характеристика се изготвя на основание и във връзка с чл.127, т.4 от Кодекса на труда.
Тя влиза в сила веднага след подписването й от работодателя.

Запознат и получил длъжностната характеристика:

……………………………………………………………………………………….............

Дата: ……………………….. Подпис: ………………………...

Утвърждавам,
Президент: ……………

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА
НА
РЕХАБИЛИТАТОР

КОД по НКПД..................

ОСНОВАНИЕ ЗА ВЪЗНИКВАНЕ НА ТРУДОВОТО ПРАВООТНОШЕНИЕ:
- конкурс по документи, колективен и индивидуален трудов договор.

ИЗИСКВАНИЯ ЗА ЗАЕМАНЕ НА ДЛЪЖНОСТТА:

1. Образование:
- Полувисше – медицински профил;

2. Квалификация:
а) професионална:
- ............................................................................................................................. ;
- да има необходимия опит при осъществяване на различните видове манипулации и процедури;
б) допълнителна:
- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
в) юридическа:
- да познава: държавните нормативни актове в областа на здравеопазването. Правилника за вътрешния трудов ред, инструкциите за безопасна работа, длъжностната характеристика.

3. Професионален стаж:
- минимум две години по специалността.

4. Медицински изисквания:
- физически и психически здрав, с точна преценка.

5. Задължения за осигуряване на безопасни и здравословни условия на труд:
- да спазва стриктно изискванията на Правилника за вътрешния трудов ред, инструкциите за безопасност при работа, плана за предотвратяване и ликвидиране на аварии;
- при случаи на трудова злополука: да окаже, ако е необходимо, първа долекарска помощ на пострадалия; да извика при нужда спешна медицинска помощ или квалифицирано медицинско лице; да уведоми незабавно работодателя, завеждащия “охрана на труда”, прекия си началник; да отстрани причините, довели до злополуката и вземе мерки за недопускане на такива и подобни случаи;
- да не работи с неизправни и необезопасени машини, апарати и др., дори и за проба;
- да ползва по предназначение и грижливо съхранява специалното работно облекло и личните предпазни средства;
- да се съобразява с поставените предупреждаващи, задължаващи, забраняващи и насочващи знаци и сигнали по трудова безопасност и противопожарна охрана;
- да присъства на обученията по трудова хигиена и безопасност, противопожарна охрана и гражданска защита;
- да се явява винаги в трезво състояние на работа, както и да не употребява по време на работа алкохол или други упойващи вещества.

6. Основни функции и задължения:
- извършва козметични процедури, масажи и различни видове манипулации с помоща на предоставената му апаратура (IR кабина, солариум, SPA капсула и др.), в рамките на правомощията си;
- участва в изготвянето на рехабилитационни програми на клиентите на студиото;
- планира следващите процедури на клиентите;
- извършва подготовка на материали и инструменти;
- отговаря за измиването, дезинфекцията и стерилизацията на оборудването;
- води документация, когато това е необходимо;
- отговаря за хигиенно епидемиологичното състояние на студиото;
- изразява своята лоялност към фирмата чрез готовността и ефективността при изпълнение на трудовите си задължения.

7. Права и правомощия:
- взема решения за извършваната от него дейност, съгласно длъжностната характеристика;
- взема решения в съответствие с делегираните му от прекия ръководител права;
- има всички права, пос очени в Кодекса на труда;
- извършва всички действия, свързани с упражняването на дейността на рехабилитатор, за което получава предварително уговорено с работодателя парично възнаграждение.

8. Отговорност:
- за резултата от взетите от него решения във връзка с извършваната дейност, за законосъобразността и целесъобразността на взетите решения при осъществяване на възложената му работа;
- за разхищение, неправомерно и нецелесъобразно използване на енергията, горивата и материалите;
- за неспазване инструкциите за безопасност и хигиена на труда, Правилника за вътрешния трудов ред;
- носи имуществена отговорност до размера на причинените от него вреди на фирмата;
- носи отговорност за опазване на доброто име на фирмата, за неразпостраняване на поверителни сведения или такива, които представляват вътрешна тайна и за превишаване на правата си;

9. Организационни връзки и взаимоотношения:
а) йерархически:
подчиненост: пряко подчинен на ................................................................................ Контактува с работещите във фирмата.
б) функционални:
Контактува с длъжностните лица от фирмата и пациентите.

Тази длъжностна характеристика се изготвя на основание и във връзка с чл.127, т.4 от Кодекса на труда.
Тя влиза в сила веднага след подписването й от работодателя.

Запознат и получил длъжностната характеристика:

…………………………………………………………………………………………………...

Дата: ……………………….. Подпис: ………………

Утвърждавам,
Президент: ……………

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА
НА
ПРОДАВАЧ - КОНСУЛТАНТ

КОД по НКП – 5221

ОСНОВАНИЕ ЗА ВЪЗНИКВАНЕ НА ТРУДОВОТО ПРАВООТНОШЕНИЕ:
- конкурс, колективен и индивидуален трудов договор.

ИЗИСКВАНИЯ ЗА ЗАЕМАНЕ НА ДЛЪЖНОСТТА:

1. Образование:
- средно образование.

2. Квалификация:
а) професионална:
- да познава основно видовете стоки, предлагани от фирмата, техните качества, срокове и условия за съхранение;
- да познава отчетната документация, съпровождаща дейността;
- да познава правилата за издаване на касови бележки и фактури;
- да познава санитарно-хигиенните изисквания за местата на продажба;
- да познава предназначението и да може да работи с касови апарати и различните видове средства за измерване и отчитане стойността на продадените стоки и продукти.
б) допълнителна:
- ........................................................................................................ .
в) юридическа:
- да познава: действащите нормативни актове, отнасящи се до извършваната дейност, фирмените инструкции за безопасност и хигиена на труда и противопожарна охрана, длъжностната характеристика, Правилника за вътрешния трудов ред.
г) психологическа и социологическа:
- да познава социално-психологическите норми на работа и общуване с хората.

3. Професионален стаж:
- да е работил минимум 1 година.

4. Медицински изисквания:
- физически и психически здрав.

5. Задължения за осигуряване безопасни и здравословни условия на труд:
- да спазва стриктно изискванията на Правилника за вътрешния трудов ред, фирмените инструкциите за безопасност при осъществяване на различните дейности, инструкцията за противопожарна охрана на обектите на фирмата;
- при случаи на трудова злополука: да окаже, ако е необходимо, първа долекарска помощ на пострадалия; да извика при нужда спешна медицинска помощ или квалифицирано медицинско лице; да уведоми незабавно работодателя, завеждащия “охрана на труда”, прекия си началник; да отстрани причините, довели до злополуката и вземе мерки за недопускане на такива и подобни случаи;
- при възникване на пожар незабавно да прекрати текущата дейност, да изключи електрическия ток чрез главния прекъсвач и да съобщи на противопожарната охрана;
- да не работи с неизправни и необезопасени машини и съоръжения, инструменти, преносими лампи, дори и за проба;
- да не пристъпва към работа на необезопасени работни места и площадки;
- да ползва по предназначение и грижливо съхранява специалното работно облекло и личните предпазни средства;
- да поддържа чистота и ред по работните места, около тях и в района;
- да се съобразява с поставените предупреждаващи, задължаващи, забраняващи и насочващи знаци и сигнали по трудова безопасност и противопожарна охрана;
- да присъства на обученията по трудова хигиена и безопасност, противопожарна охрана и гражданска защита;
- да се явява винаги в трезво състояние на работа, както и да не употребява по време на работа алкохол или други упойващи вещества.

6. Основни функции и задължения:
- организира процеса на приемане, съхраняване и реализация на предлаганите стоки;
- съхранява получените пари до предаването им по установения ред;
- заприходява получените стоки и оформя съответните документи;
- приема стоки и продукти като контролира качеството им при постъпване и съответствието им на придружаващите ги документи;
- води дневника за дневната реализация, съгласно установения ред;
- издава фактури и касови бележки, като спазва действащите нормативи за попълването им;
- участва в извършването на ревизии и инвентаризации;
- изпълнява функции, които са му възложени от прекия ръководител;
- изразява своята лоялност към фирмата чрез готовността и ефективността при изпълнение на трудовите си задължения.

7. Права и правомощия:
- взема решения за извършваната от него дейност, съгласно длъжностната характеристика;
- взема решения в съответствие с делегираните му от прекия ръководител права;
- може да откаже заявени стоки, които не отговарят на необходимите качества или не съответстват на придружаващите ги документи;
- при физическо и психическо неразположение може да откаже изпълнението на поставена задача ( от съображения за сигурност );
- има всички права, посочени в Кодекса на труда (и колективния трудов договор);
- извършва всички действия, свързани с упражняването на дейността си, за което получава предварително уговорено с работодателя парично възнаграждение.

8. Отговорност:
- за резултата от взетите от него решения във връзка с извършваната дейност, за законосъобразността и целесъобразността на взетите решения при осъществяване на длъжностни задължения;
- отговаря за липсата на стоково-материални ценности от обекта;
- за неизпълнение на производствените задачи при: нарушаване на трудовата дисциплина, нарушаване на технологичната дисциплина, престои на зависещите от него работни места;
- за разхищение, неправомерно и нецелесъобразно използване на енергията, горивата и материалите;
- за нарушаване на финансовата дисциплина при работа със стоково-материални ценности;
- за неспазване инструкциите за безопасност на труда и противопожарна охрана, Правилника за вътрешния трудов ред;
- носи имуществена, дисциплинарна, административно-наказателна отговорност до размера на причинените от него вреди на фирмата по небрежност или при изпълнение на трудовите си задължения (не отговаря за вреди, които са в резултат на нормален производствено - стопански риск);
- носи отговорност за опазване на доброто име на фирмата, за неразпостраняване на поверителни сведения или такива, които представляват фирмена тайна и за превишаване на правата си;

9. Организационни връзки и взаимоотношения:
а) йерархически:
- подчиненост: пряко подчинен на ................................................................................;
б) функционални:
- вътрешни: с работещите във фирмата;
- външни: с клиенти на фирмата.

Тази длъжностна характеристика се изготвя на основание и във връзка с чл.127, т.4 от Кодекса на труда.
Тя влиза в сила веднага след подписването й от работодателя.

Запознат и получил длъжностната характеристика:

……………………………………………………………..........................…………………

Дата: ……………………….. Подпис: ………………………..