въпроса е малко неясен. Какво значи 'да взимат информация' - просто да отворят и гледат файла, или тази информация отива някъде в друго приложение?
За едновременно четене проблем няма, всички отварят файла като read only и четат. С добавянето на записи пак става, но не едновременно - ако един отвори файла не като read only , друг няма да може докато първия не го затвори (или ако може, ще стане боза).

Ако става дума за много хора, голям обем данни и важна информация (или две от трите), Ексел не е за тая работа - направи си база данни, примерно аксес с АСП или ВБ фронт енд.