Относно въпрос1: В Sheet2 клетка Y1 се записва например =VLOOKUP(X1;Sheet1!$A$1:$B$27;2;FALSE).
Относно въпрос 2: В SHeetX се маркират клетките, които ще се ползват в падащото меню и им се дава име с Ctrl+F3. След това в Sheet2 се маркира клетката, за която искаме да излиза падащото меню и с Data/Validation/List в полето Source натискаме F3. Появява се името, което вече сме дали с Ctrl+F3.
Ако всичко това е направено коректно няма начин да не заработи.