ERP - избор, критерии, разновидности / Компютри и Интернет / Системи за управление на бизнеса

Идеята ми е за малко по-сериозни/задълбочени мнения. Ето тук ще се опитам да направя нещо подобно.

Изборът на системата
Ето няколко напътствия под формата на искания, които често се дават като основни критерии за избор. Към всеки един слагам повече информация какво трябва да направите, за да приключите с 1 добро решение и 1 добър внедрител - 1-вата крачка за доброто внедряване.

1. Трябва ми ERP
А, дали е така...
Една от аналитичните техники прилагани в много методологии (например Six Sigma) e така наречената 5-Why (5-Защо). При едно такова твърдение трябва да зададете ни повече, ни по-малко от 5 въпроса започващи със "Защо". Ето 2 за начало:
Защо точно ERP, а не друго? или
Защо ми трябва ERP?
Това ще ви даде истинските причини, за да започнете целия процес. Именно тези причини трябва да са част от критериите за избор и оценка на резултатите от внедряването след това. Няма да се учудя ако отркиете, че всъщност не ви трябва ERP, а просто организиране на процесите в компанията ви. Това се прави от бизнес консултанти!

Най-добра практика:
Това, което винаги препоръчвам е използването на компетентен консултант, независим, с поглед върху пазара, продуктите и консултантите. Задължително е да разбира от бизнес процеси, за да може да анализира дейността ви, да определи вида на производството, индустрията, потенциални специфични процеси, които не винаги се поддържат от всеки продукт (например наличие на коопериране с други фирми или преработка на брак/рециклиране).

ERP не е единственото решение и далеч не най-ефективното за вас. Има и други видове продукти. Много е възможно да си купите Мерцедес, за да орете нива, ако директно се хвърлите и ограничите спектъра на продукти.
Оставете консултанта обосновано да ви предложи, кой клас отговаря на нуждите ви. Той може добре да определи процесите, които трябва да се покрият според показаното от вас желание и да ви предложи клас продукт, при който ще платите само за онова, от което имате нужда и ще изпозлвате оптимално системата.

2. Трябва ми САП
Не ви трябва САП, няма как да знаете дали ви трябва САП. След като сте избрали консултанта, имате анализ на дейността и бизнес процесите, оперелен е класът на продукта - дали ще е MRP, ERP, CRM, финансова система с много добри складове и т.н., може да се видят кои са продуктите, които отговарят на това.

Имайте предвид, че ERP е само термин, който не е всеобхватен и не решава всякакви проблеми. Има различни индустрии - Хранително-вкусова промишленост, Козметика, Машиностроене, Електроника, Текстилна промишленост, Химическа промишленост, Нефтена инустрия, Селско стопанство и т.н. Нима мислите, че има достатъчно общи неща между тях, за да може всички фирми без збачение на индустрията да изпозлват един и същ софтуер - НЕ, НЕ, НЕ!!!

Условно индустриите се поделят на няколко основни категории:
Repetitive manufacturing - (напр. Make-to-stock) това са непрекъснати производства, поточни прозиводства. Характерно е за хранително-вкусовата индустрия, всичко което се причислява към FMCG, масови продукти с две думи.

Discrete manufacturing - (напр. Make-to-order) това е характерно за машиностроене, електроника. Производството на продуктите е обвързано с поръчка на клиент или просто има някаква форма на прекъснатост било поради специфика на производствения процес или поради обвързаност с търсенето. Няма поточност. Възможно е да има базов продукт, който се продава с донастройки по искане на потребителя - автомобилостроене например.

Project - (напр. Engineering-to-order) Типичен пример е самолето строенето или строене на космически совалки, рекламата. Всичко е обвързано с точно конкретен проект по точно зададени параметри на клиента от разработката(дизайна) до производството. На практика това е също дискретно производство, но с много повече специфики.

Различният тип на производство води и до много различия в бизнес процесите, начина на планиране, начина на снабдяване, начина на съхранения на продуктите и суровините/материалите. Към това трябва да се добавят и специфичните GMP (Good Manufacturing Practice), които например налагат на всички Хранително-вкусопви компании да работят с проиводствени и доставни партиди и да осигурят възможност за проследяемост, за да може при наличие на проблем с дадена доставна партида от суровина или материал да могат да се изтеглят всички готов иизделия от мрежата, в които това е влязло. Козметиката и фармацефтичната индустрия са подобни случаи.

Повечето ERP системи специализират само в някои от посочените видове производсва, а може само и за определна индустрия. Имам предвид, че за една компания като Арома например ще и трябва продукт, който да е базиран на Repetitve Mnfg, но трябва да поддържа и работа партиди. Не е достатъчно да вземем продукт за дадения тип производство, без да се сетим за обработката на партиди.

Има и специфични индустриални решения - например Oil & Gas. Пак не може да се вземе каква да е ERP система. За какво им е например на Нефтохим Бургас система ориентирана за Make-to-order или Engineering-to-order. По-скоро могат да направят компромис със система за химически производства.

Замислете се за това преди да разпратите оферти на всички познати ви фирми за софтуер!

3. Трябва ми нещо, което да вкара малко ред в работата на фирмата
Софтуерът, ERP или не, не вкарва ред. Той изисква наличието на ред и помага за контролът му поддръжането му. Редът се прави от бизнес консултанти - такива, които се занимават с внедряване на ERP или не се занимават с ERP, а само с организационни проблеми. В такива случаи даже едно ИСО 9000 може да има много по-добър ефект и да е много по-евтино. Между другото ERP се внедрява много по-лесно и бързо в компании, които са готови или имат вече ИСО 9000.

Внедряването на ERP, ще е толкова добро колкото добри са познанията на ръководните кадри от всички нива във фирмата за процесите, които стават. Най-добрите внедрявания на ERP, които съм виждал са в компании, в които всички мениджъри от висше ниво, дори Финансовият и Човешки ресурси мениджъра знаят какво точно трябва за да се отлее даден детайл за един от популярните им продукти. Не знаят как да го направят самите те, но знаят, че трябва работник с определена квалификация, какви са машините, които ще се ползват, какъв е процеса на подготовка, колко време има преди, по време и след приключване на операцията. Пак казвам - говоря само за неща, които лично съм видял и съм участвал.

4. Искам голямо ERP, понеже директно дават най-добри практики и know-how
И това не е така. Пак ви трябват бизнес консултанти. Наистина високият клас ERP пакети имат такова нещо като добри практики за дадена индустрия, но това далеч не означава, че се описват в детайли самите процеси. Това са просто най-добрите практики използвани за контрол на специфични процеси в системата от големи клиенти на ERP-то.

5. Искам да се внедри за 6 месеца максимум
Добре, аз внедрявам САП за 3 месеца (пак казвам правил съм го и то в Гърция, за онези, които знаят какво означава), но НЯМА да го направя пак или поне не съм виждал много фирми, които да могат да направят това.
Внедряването не се прави от консултанта - то се прави от клиента. Колкото по-добре си познавате процесите, колкото повече ред има в потоците на информация и хората знаят какво да правят и получават обратна връзка как са го направили - е ако вие сте такива - може и за 6 месеца.
Иначе, съжалявам, но имаме 12 месеца работа, за да ви докараме до състояние подходящо за 6 месеца внедряване на ERP.

6. Искам система, която да работи сама - не искам да се правят донастройки след внедряването
Много често ръководството на компаниите страда от така нареченият (от мен) синдром на "Уникалността" - всички процеси са много униклани, изискванията са много униклани, компанията е много униклана и т.н. Ами тогава защо въобще си търсите ERP, което е внедрено в 100 фирми по света???

В такива случаи, когато наистина сме много уникални и използваме уникални методологии и технологии, познаваме си процесите много добре - писането на продукт за управление Е НАЙ-ДОБРОТО РЕШЕНИЕ. Няма кой да го отрече!
Нормално компаниите освен всичко останало се развиват и се разрастват. НИМА СТЕ УБЕДЕНИ, ЧЕ СЛЕД 1-2 ГОДИНИ ЩЕ ПРОИЗВЕЖДАТЕ ПО СЪТщИЯ НАЧИН, СЪЩИТЕ КОЛИЧЕСТВА, ЗА СЪЩИТЕ КЛИЕНТИ, НЯМА ДА ПРАВИТЕ ПОДОБРЕНИЯ, ДА ТЪРСИТЕ НОВИ МАТЕРИАЛИ, ДА ПРОМЕНЯТЕ НАЧИНИ НА ДОСТАВКА И ПЛАСМЕНТ??? Е, ако отгорорът ви е да и той е поне малко свързан с реалността, това може да стане. Иначе, имайте предвид ERP живее заедно с фирмата, променя се заедно с нея, за да дава добри резултати и за да казвате, че имате успешно внедряване. Нали това искате всъщност?
Така, че приемете факта, ERP ще трябва да се променя заедно с вас. Иначе или ще си търсите ново ERP или просто ще се оплаквате, че вие служите на него, а не то на вас.

7. Искам да е user-friendly с други думи да си взема утре нов счетоводител и да може до 2 дни да е свикнал със системата
Първо, няма как да е много добре направено ERP, да отговаря на всички последни технологии и методологии и да е много приятно за потребителя. Ами хора - НЯМА ВРЕМЕ, бизнеса се променя много по-бързо от технологиите и те изостават. В крайна сметка вие си купувате ERP, за да имате по-добър контрол и да постигате по-добра доходност, а не да го сложите на входната варата вместо хубавата ви секретарка! :)
Второ, всички фирми, за да се направят на важни казват: ХОРАТА СА НАШИЯ НАЙ-ЦЕНЕН РЕСУРС, НИЕ РАЗВИВАМЕ ХОРАТА и други подобни. Защо тогава се опитвате да умаловажите тяхната роля или способностите им. ПРИЕМЕТЕ ТОВА:
Ако развивате хората си развивта бизнеса си и потенциала за печалба в бъдеще.
Ако развивате хората си развивате организацията.
Ако развивате хората си те стават по-скъпи и по-трудно се задържат само заради парите, които им давате. Трябва да се увеличават заплати, но трябва да се увеличава и признанието - похвали, грамоти, награди и куп други неща извън парите. Задръжте кадрите си.
Ако внедрявате ERP, ви трябват най-добрите служители, а не най-евтините, които да работят като оператори. Инвестицията в ERP далеч не свършва с парите за софтуера и парите за консултанта. Мислете си!

8. Искам система, в която потребителите да могат да правят само това, което им се каже/разреши и да им се засича колко време го правят и как го правят - ако не се справят да получавам справка, по която да ги наглеждам/уволнявам
Ами както вече споменах по-рано в друг постинг - Вие да не сте пъдар? Сигурни ли сте, че не отглеждате овце?
Отговорихте ли си на онези 5 Защо въпроса? Ако е така, май тука няма нужда да обяснявам.
ERP системите дават контол върху бизнеса, но не задължително върху хората, а ако сте много готина компания и хората са ви НАЙ-ЦЕННИЯ РЕСУРС, за какво въобще ви трябва подобно изискване.
Един мой приятел казва - УВОЛНЕНИЕТО Е 1-ВИ ПРИЗНАК ЗА БЕЗСИЛИЕ И ЛОШО КАЧЕСТВО НА МЕНИДЖМЪНТА!!!

9. Искам да се съберат по 1 човек от отдел и да ходят по форуми и изложения 1 месец, след което да ми донесът събраната информация, избран продукт или предложения за избор
Ами сигурни ли сте, че те могат да работят заедно? Не, не по дадената задача, а в дадената фирма и дадените бизнес процеси, Дали всеки няма да дърпа към себе си и накрая да няма нито една добра система?
Това не е лош подход, ако хората познават бизнес процесите и могат да ги дефинират, могат да кажат, кое е наистина специфично за фирмата, кое е характерно като тип на производсто, тип на работа на някои основни процеси. Ако е така, наистина не ви трябва консултант. Накарайте ги да структурират едно задание, накрайте ги да оформят сериозен въпросник, т.е. отговори от тип на ДА/НЕ да не са възможни и приемливи и ги пратете на избраните компании внедрители на ERP.
не забравяйте да сложите и няколко въпроса, които да ви покажат колко добре теоритично е подготвен екипа от гледна точка на изпозлваните от вас концепции, колко е голям, колко е опитен, колко сериозно ви възприемат и колко ресурси ще ви отделят.
Е, това няма да е в редовете, а между тях, но доброто ERP, далеч не е достатъчно. Както вече казахме - фирмата, трябва да е готова, консултант да е опитен и да може да анализира и моделира бизнес процеси, да дава предложения за варианти на реализирането им, и ако продукта е подходящ за производството, индустрията и спецификите на фирмата - ЕТО ВИ ЕДНО ДОБРО ВНЕДРЯВАНЕ.
А, да не забравя - внимавайте с парите за консултанта

Niakoi dostaviat radost samo s prisystvieto si, drugi edva kogato si trygnat